Category: Manajemen

1. Setiap organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan yang akan berdampak pada kelangsungan hidup nya baik secara langsung atau tidak. Perubahan tersebut bisa berasal dari eksternal atau internal. Berikan contoh kedua perubahan lingkungan tersebut!

JAWABAN

Contoh perubahan lingkungan organisasi:

Eksternal

Lingkungan organisasi selalu berubah. Perubahan tersebut mencakup perubahan yang mengancam kelangsungan hidup suatu organisasi dan perubahan yang menyediakan kesempatan bagi organisasi. Contoh yang pertama adalah ketika komputer PC (personal computer) mulai populer, IBM mulai kebingungan. IBM terutama memproduksi komputer besar (mainframe) dan tidak begitu menaruh perhatian terhadap PC. Ketika PC mulai populer, permintaan terhadap mainframe menunjukkan penurunan. Pesaing-pesaing baru dalam hardware dan software PC mulai bermunculan. PC mempunyai kemampuan yang semakin baik. Produk andalan IBM, mainframe, semakin tidak populer. IBM pada akhirnya harus melakukan perubahan-perubahan yang cukup substansial, termasuk mengganti direktur utamanya dari John Akera ke Lou Gestner. Apabila IBM tidak melakukan perubahan, kemungkinan besar IBM akan menuju kehancuran.

Contoh yang kedua, ketika krisis minyak melanda dunia, konsumen menjadi lebih suka mobil kecil yang lebih menghemat bahan bakar. Industri mobil Amerika Serikat tidak tanggap terhadap perubahan tersebut. Mereka tetap memproduksi mobil besar. Mobil Jepang memanfaatkan perubahan tersebut. Mereka membuat mobil kecil yang “kompak” dan hemat bahan bakar. Industri mobil Jepang dalam hal ini memanfaatkan kesempatan dengan terjadinya perubahan preferensi konsumen mobil.

Lingkungan selalu berubah karena banyak hal. Konsumen menjadi semakin pandai dan kritis. Sebagai konsekuensinya, konsumen menjadi semakin kritis. Teknologi juga mendorong perubahan lingkungan. Teknologi komunikasi memungkinkan informasi menyebar dengan cepat. Perubahan politik, sosial, dan ekonomi semuanya akan mengakibatkan perubahan lingkungan.

Internal

Faktor-faktor internal juga mendorong perlunya perubahan dalam organisasi. Contohnya, perubahan strategi akan mengakibatkan, sebagai konsekuensinya, perubahan organisasi agar organisasi tersebut lebih sesuai dengan strategi yang baru. Perubahan manajemen juga akan mendorong perubahan dalam organisasi. Semakin besar organisasi, organisasi mempunyai kecenderungan menjadi semakin birokratis, semakin lamban dalam bereaksi (tidak responsif). Situasi semacam itu tidak menguntungkan organisasi. Perubahan diperlukan dalam hal ini. Kalau tidak, organisasi dapat mengalami penurunan. Hal itu dialami oleh IBM pada pertengahan 1980-an. Organisasi IBM menjadi semakin tidak responsif. Perubahan-perubahan dilakukan, termasuk memotong lapisan manajemen menjadi lebih flat. Diharapkan, struktur tersebut membuat IBM menjadi lebih responsif.

Dorongan dari faktor internal juga sering mencerminkan perubahan dalam lingkungan. Sebagai contoh, tingkat pendidikan masyarakat yang semakin tinggi membuat tingkat pendidikan karyawan menjadi semakin tinggi. Karyawan menjadi semakin sadar akan hak-haknya. Organisasi harus berubah mengimbangi perubahan karyawan tersebut.

2. Adakalanya perubahan sulit atau tidak berhasil dilakukan organisasi. Jelaskan bagaimana proses perubahan yang terjadi di organisasi?

JAWABAN

Pada umumnya, perubahan tidak berhasil karena dua hal. Pertama, orang tidak dapat mengubah atau tidak mau mengubah perilaku dan sikap yang sudah tertanam cukup lama. Kedua, pada waktu orang berubah, sering kali perilaku yang baru hanya terjadi pada masa-masa awal perubahan. Sesudah itu, ada kecenderungan orang kembali lagi ke perilaku yang lama. Untuk mengatasi masalah tersebut, Kurt Lewin mengajukan proses perubahan yang mencakup tiga tahap: unfreezing, change (implementasi), dan refreezing.

• Unfreezing
  Dalam tahap ini, karyawan yang terkena perubahan dijelaskan mengenai pentingnya perubahan sehingga karyawan tersebut menjadi sadar akan pentingnya perubahan.
  
  
• Change (Implementasi)
  Setelah karyawan siap terhadap perubahan, perubahan kemudian dilakukan. Perubahan dapat melibatkan agen perubahan yang membantu proses perubahan melalui identifikasi dan internalisasi. Dalam tahap ini, sikap dan perilaku yang baru diajarkan kepada karyawan.
  
  
• Refreezing
  Tahap ini bertujuan membuat nilai, sikap, dan perilaku yang baru (yang diinginkan) menjadi norma yang baru. Tahap ini dapat dilakukan dengan memberi dukungan atau memaksa perilaku yang baru tersebut.

1. Dalam menghadapi situasi saat ini dimana serba ketidakpastian dalam dunia bisnis dan usaha, manajer atau pimpinan perusahaan perlu mempertimbangkan segala sesuatu sebelum mengambil satu keputusan yang tepat. Sebutkan dan jelaskan dua tipe pengambilan keputusan yang ada!

JAWABAN

Dua tipe pengambilan keputusan yang ada:

1. 1. Keputusan yang terprogram (programmed decision)
      Keputusan yang terprogram merupakan keputusan yang terstruktur atau yang muncul berulang-ulang atau keduanya. Karena keputusan tersebut muncul berulang-ulang, organisasi biasa mempunyai aturan, kebijakan, dan prosedur yang dipakai untuk memberi arahan bagaimana keputusan tersebut dibuat.
      Contohnya adalah keputusan untuk membeli kertas dan perlengkapan kantor lainnya ketika persediaan menurun. Sudah ada aturan, kebijakan, dan prosedur di dalam keputusan pembelian kertas dan perlengkapan kantor lainnya sehingga keputusan sudah terprogram.
      
      
   2. Keputusan yang tidak terprogram (unprogrammed decision)
      Keputusan yang tidak terprogram merupakan keputusan yang tidak terstruktur, jarang muncul, atau keduanya. Keputusan tersebut muncul dari masalah yang luar biasa atau tidak biasa muncul. Karena tidak terstruktur dan jarang muncul, tidak ada pedoman yang cukup terperinci untuk mengatasi masalah tersebut.
      Contohnya adalah ketika pandemi Covid-19 melanda dunia, pemerintah Indonesia harus membuat keputusan mengenai Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Pengalaman dan intuisi dari Presiden diperlukan untuk menangani masalah pandemi itu karena belum ada pedoman yang secara khusus menangani masalah tersebut.

2. Pada dasarnya terdapat dua pandangan terhadap desain organisasi, yaitu pandangan klasik dan neo klasik. Jelaskan sisi positif dan negatif dari kedua pandangan tersebut.

JAWABAN

1. 1. Pandangan klasik
      Pandangan klasik percaya pada organisasi dengan struktur hierarkis dan wewenang formal yang resmi karena struktur semacam itu merupakan struktur yang paling efisien dan efektif. Menurut Max Weber, birokrasi merupakan desain organisasi yang logis, rasional, dan efisien. Anggota organisasi diarahkan oleh panggilan tugas (sense of duty)  dan satu perangkat aturan yang jelas dan rasional. Organisasi birokrasi mempunya karakteristik berikut:

• • • • Pembagian kerja yang jelas (spesialisasi) dan setiap posisi diisi oleh orang yang memang ahli di bidang tersebut.
      • Seperangkat aturan yang konsisten dan jelas untuk menjamin keseragaman tugas.
      • Ada hierarki posisi yang menciptakan rantai komando dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah.
      • Manajer menjalankan bisnis dengan cara impersonal dan menjaga jarak secara sosial antara dirinya dan bawahannya.
      • Karier dalam organisasi didasarkan pada prestasi dan keahlian. Karyawan tidak boleh diperlakukan secara tidak adil.

Dengan karakteristik semacam itu, birokrasi merupakan organisasi dengan ciri spesialisasi tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, evaluasi prestasi yang jelas, serta suasana kerja yang impersonal.

Pandangan klasik mempunyai sisi positif karena dapat mendorong efisiensi dan mendorong studi organisasi lebih lanjut.

Sisi negatifnya antara lain adalah (1) tidak memperhatikan sisi manusiawi, (2) keyakinan pada universalitas model mereka yang kadang-kadang tidak berhasil pada lingkungan tertentu, dan (3) kata birokrasi sering kali diasosiasikan dengan pengertian yang sebaliknya. Dalam pengertian populer, birokrasi mempunyai kesan sebagai organisasi yang terlalu besar (banyak karyawan) dan terpengaruh banyak kepentingan politik, lamban, dan tidak responsif terhadap lingkungannya.

1. 2. Pandangan neoklasik
      Pandangan neoklasik berusaha menonjolkan sisi manusiawi organisasi. Menurut mereka, organisasi mempunyai dua tujuan: ekonomi dan kepuasan karyawan. Dorongan pandangan ini bermula dari studi Hawthorne yang ingin melihat pengaruh tingkat cahaya penerangan di tempat kerja terhadap produktivitas. Para peneliti studi Hawthorne itu sampai pada kesimpulan bahwa perhatian manajemen dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Gejala itu kemudian sering disebut sebagai efek Hawthorne (Hawthorne effect).
      

      Dengan berdasar pada hasil penelitian tersebut, aliran neoklasik berpendapat bahwa organisasi dapat diperbaiki dengan membuat organisasi menjadi tidak terlalu formal dan mendorong partisipasi karyawan.
      Sisi positif dari pandangan neoklasik ini adalah:

1. 1. 1. 1. Menekankan pada sisi manusiawi (aspek sosial dan psikologis)
         2. Memandang organisasi sebagai sebuah sistem terbuka
         3. Memahami adanya organisasi informal yang muncul akibat berbagai faktor
         4. Mendorong partisipasi karyawan (management bottom-up)

Sisi negatif dari pandangan neoklasik adalah tidak ada satu cara terbaik dalam semua situasi dari pandangan neoklasik. Tidak ada cara yang efektif untuk semua situasi. Fokus pada motivasi karyawan terlalu sederhana. Pendekatan neoklasik kurang memperhatikan struktur pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang ataupun secara lebih luas anatomi organisasi.

1. Proses manajemen mencakup berbagai kegiatan yang ada di organisasi, secara umum terbagi menjadi beberapa kerangka. Sebutkan dan Jelaskan masing-masing proses manajemen secara umum!

JAWABAN

Proses manajemen terbagi menjadi 4 kegiatan, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Secara umum, proses manajemen dapat digambarkan seperti bagan di bawah ini. Tanda panah gelap menunjukkan urutan kegiatan secara teoritis, sementara tanda panah terang menunjukkan urutan yang lebih realistis, yang terjadi di praktik manajemen.

• • Perencanaan
    Kegiatan perencanaan merupakan kegiatan untuk menentukan tujuan organisasi dan cara mencapai tujuan tersebut. Kegiatan perencanaan penting dilakukan untuk mengantisipasi ketidakpastian dan perubahan di lingkungan organisasi sehingga organisasi dapat bertahan.
    
    
  • Pengorganisasian
    Kegiatan pengorganisasian merupakan kegiatan untuk mengorganisasi sumber daya manusia serta menentukan tugas dan wewenang masing-masing orang dalam rangka koordinasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
    
    
  • Pengarahan
    Kegiatan pengarahan adalah kegiatan untuk memastikan bahwa sumber daya manusia yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi dapat bekerja secara optimal sesuai tujuan organisasi. Kegiatan ini meliputi kegiatan memotivasi dan mengarahkan orang.
    
    
  • Pengendalian
    Kegiatan pengendalian adalah kegiatan yang bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi sudah sesuai dengan perencanaan di awal dan memonitor kemajuan dari organisasi.

2. Perencanaan dalam organisasi dengan berbagai variasinya ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi secara maksimal. Sebutkan dan jelaskan masing-masing jenis Perencanaan dan Proses Perencanaan dalam sebuah organisasi!

JAWABAN

Perencanaan mencakup banyak variasi,  misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran.

• Misi
  Misi entitas bisnis biasanya memproduksi atau mendistribusikan barang atau jasa ekonomis. Definisi misi yang jelas merupakan persyaratan penting untuk memformulasikan tujuan organisasi.
  
  
• Tujuan
  Tujuan merupakan hasil akhir saat aktivitas organisasi diarahkan/ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar.
  
  
• Strategi
  Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan alternatif tindakan yang diperlukan. Selain itu, alokasi sumber daya diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
  
  
• Kebijakan
  Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berpikirnya, bukan aksinya.
  
  
• Prosedur
  Prosedur adalah menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara berpikir.
  
  
• Aturan
  Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif dan harus dilakukan atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi.
  
  
• Program
  Program merupakan jaringan yang kompleks dan terdiri atas tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
  
  
• Anggaran
  Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Manfaat anggaran terutama adalah membuat anggota organisasi melakukan perencanaan.

Proses perencanaan dapat dilihat pada bagan berikut ini:

Perencanaan dimulai dengan misi organisasi. Dari misi organisasi, tujuan organisasi kemudian diturunkan. Tujuan dan penetapan tujuan yang baik akan menurunkan rencana yang baik pula. Kemudian, rencana yang baik akan menurunkan tujuan masa mendatang yang baik pula.

Jenis perencanaan berdasarkan tujuan organisasi dapat dikelompokkan menjadi:

1. Perencanaan strategis
   Rencana strategis merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
   
   
2. Perencanaan taktis
   Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis.
   
   
3. Perencanaan operasional
   Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek, dan melibatkan manajemen tingkat bawah.